Adatokat rengeteg különböző formában és helyzetben gyűjtünk, eredeti formájukban azonban nem rendelkeznek sok mondanivalóval (ha azt látjuk, hogy „5”, nem tudjuk, hogy miről van szó, mit jelent), hanem inkább egy számok vagy betűk (szavak) sorozataként jellemezhetők. Ahhoz, hogy hasznosítani tudjuk az elsőre értelmetlennek tűnő adatokat, először is át kell alakítanunk információvá.
Az információ már nem csak egy mért adathalmaz, hanem összefüggéseket, leírásokat tartalmaz. Hogy a fent említett példát vigyük tovább, ha már azt látjuk, hogy egy film az 1-5-ös skálán 5-ös értékelést kapott, akkor már sokkal több információnk van, és tudjuk, hogy jól szerepelt. Adatból tehát szinte végtelen mennyiség áll rendelkezésünkre, ahhoz azonban, hogy hasznosítani tudjuk, át kell alakítanunk.
Az átalakítások következő szintje az információból tudássá történő alakítás. Akkor lesz tudás az információból, ha azt megpróbáljuk megérteni, dolgozni vele. A tudás tehát az a szint, amikor először hasznosítani akarjuk az átalakított adatokat. Gyakran egybemossák a tudást a bölcsességgel, de külön is lehet őket venni. A lényeg, hogy a legmagasabb szinte, amikor a megszerzett tudás alapján döntéseket hozunk, amikor azt alkalmazzuk céljaink eléréséhez.
Az adatkezelések, adatközvetítés manapság már szigorú szabályok alapján kell, hogy történjenek, ezért nem csak az adatok átalakítására kell odafigyelni, hanem arra is, hogy megfelelő jogosultságaink legyenek már a beszerzésükre, tárolásukra is.